このコンテンツの学び方

このコンテンツは、Google WorkspaceとGeminiを初めて使う方や、「PC操作が少し苦手だな」と感じている現場の社員の方向けに作成された、現場で今日から使える辞書型マニュアルです。

単なる機能の紹介ではなく、どうすれば日々の業務が楽になるかに焦点を当て、困った場面ごとに検索できる構成にしています。

このページの目次

• この資料の使い方　→　自分の悩みに合うページが一目でわかる
• コアアプリケーション機能・活用シーン早見表　→　各アプリで何ができるか一覧比較
• 全ページ一覧　→　全ページへのリンク一覧

このコンテンツの使い方

→　自分の悩みに合うページが一目でわかる

あなたの今の悩みに合わせて、読むべきページを選んでください。ここに挙げているのは代表的な例で、各ページにはこの他にも多くの機能を収録しています。

01｜Google Workspaceを使うメリット

Workspace自体が初めてで、何がどう便利なのか腹落ちしていない方へ。

• バックアップや保存忘れが不安　→　クラウド保存で自動バックアップ・自動保存に
• 複数人での同時編集がよく分からない　→　リアルタイム共同編集で待ち時間ゼロに
• 検索がどれくらい便利なのか知りたい　→　ファイル内の文字まで検索できる強力な検索を紹介
• どのプランを契約すればいいか分からない　→　法人向けBusinessプランの料金とGemini機能の対応表

02｜会議の日程調整・準備をラクにする編（カレンダー＋Meet）

会議まわりの段取り・調整に時間を取られている方へ。

• 日程調整のメール往復が多い　→　「予約スケジュール」で調整作業を自動化
• 議事録作成に時間がかかる　→　会議メモ機能でアジェンダ・記録を自動生成
• 会議資料をいちいち探して共有している　→　カレンダーに添付するだけで自動共有・権限付与
• 現場から会議に参加したい　→　スマホのカメラ切替・画面共有でそのまま現場を見せられる

03｜大事なメールを埋もれさせない・一瞬で探す編（Gmail）

メールの管理・検索・送信まわりに不安がある方へ。

• 受信トレイに大事なメールが埋もれる　→　アーカイブとフィルタ自動分類で整理
• 過去のメールが探せない　→　検索演算子でピンポイント検索
• 送信ミスが怖い　→　送信取り消し機能で即リカバリー
• 機密メールを安全に送りたい　→　情報保護モードで転送・コピーを禁止に

04｜資料を迷子にしない・最新版はコレ編（Googleドライブ）

資料・ファイルの管理や現場での取り扱いに困っている方へ。

• 最新版がどれか分からなくなる　→　全員が同じ1つのファイルを編集する仕組みで解決
• 現場で紙の図面をその場でデータ化したい　→　スマホのスキャン機能で自動補正・保存
• 電波の悪い現場でも図面を見たい　→　オフラインアクセス設定で圏外でも閲覧可能に
• 誤って大事なファイルを消してしまった　→　ゴミ箱から1クリックで復元

05｜Geminiを使うメリット編（Geminiとは何か）

Geminiを初めて使う方、他のAIとの違いが分からない方へ。

• Geminiって検索と何が違うの　→　内容を理解して新しく文章を作ってくれるのが検索との違い
• ChatGPTやClaudeとの違いが分からない　→　Google連携の深さとマルチモーダルの強みを紹介
• 個人情報や契約内容を扱うので不安　→　アクティビティ設定をオフにする方法を確認

06｜現場の記録・報告をラクにする編（写真・音声入力）

現場での記録・報告に時間を取られている方へ。

• 作業報告書を書く時間がない　→　現場写真をもとに報告文の下書きを自動作成
• 日報を書くのが面倒　→　音声入力で喋った内容がそのまま文章に

07｜事務作業の下書きをラクにする編（議事録・Workspace連携）

議事録作成や、Workspaceとの連携方法を知りたい方へ。

• 議事録作成に時間がかかる　→　決定事項とネクストアクションを自動整理
• 回答をいちいちコピペしている　→　Googleドキュメント・Gmailにワンクリックで出力

08｜調べものを丸ごと任せる編（Deep Research）

業界動向や競合の調査に時間を取られている方へ。

• 競合調査やDX事例の収集に時間がかかる　→　Deep Researchに任せてレポート化
• 社内のメールや資料を横断して調べたい　→　Gmail・ドライブを情報源に指定して調査

09｜資料・マニュアルの専属担当者を作る編（Gemini Notebook）

図面や社内マニュアルの確認に時間がかかっている方へ。

• 図面・仕様書に書いてあることだけを正確に知りたい　→　Gemini Notebookで資料範囲内だけの回答に
• 新入社員が何度も同じ質問をしてくる　→　マニュアルを読み込ませて自分で調べられる環境作り
• YouTube動画を読み込ませても答えてくれない　→　字幕のない動画は文字起こしを貼って代用

10｜画像・資料をサクッと作る編（画像生成・Canvas）

提案資料の挿絵や文書のたたき台をサクッと作りたい方へ。

• 提案資料に使う挿絵・イメージ画像が欲しい　→　文章の指示だけで画像生成
• 文書やスライドをゼロから作るのが大変　→　Canvasでたたき台を作って編集

11｜自分専用のGemini編（Gem・チャット整理）

毎回同じ指示を出すのが面倒な方へ。

• 毎回同じような指示を出すのが面倒　→　Gem（カスタムAI）に役割を覚えさせる
• チャット履歴が増えて見づらい　→　固定・一時チャットで整理

12｜困ったときのQ&A（あるある解決集）

すでに具体的なトラブルが起きている方へ。

• 最新のファイルがどれか分からなくなった　→　「ファイルは常に1つ」ルールで解決
• ファイルが見つからない　→　検索窓と検索演算子ですぐ発見
• 「権限がありません」と言われた　→　共有設定の直し方を確認
• 重要メールが他のメールに埋もれる　→　フィルタとラベルの自動設定で解決
• Geminiの答えが思った通りでない　→　情報を足して聞き直すか、やり直しボタンを使う
• 音声入力やAIの文章が不自然に感じる　→　一文を短く区切って話す・指示すると安定する
• 無料版と有料版どちらを使うべきか　→　複雑な相談やDeep Researchの利用回数で判断

コアアプリケーション機能・活用シーン早見表

→　各アプリで何ができるか一覧比較

Google Workspaceを構成する主要なアプリケーションの機能と、会社での具体的な活用シーンをまとめました。

アプリケーション	主な機能・特徴	会社での具体的な活用シーン
Gmail	強力な検索、ラベルによる整理、AIによる重要メールの自動優先順位付け	顧客とのメール対応、社内通知の受信。大量のメールから必要な連絡を瞬時に見つけ出す
Googleカレンダー（Meet含む）	組織内でのスケジュール共有、会議室や社内備品の同時予約、Web会議の自動発行	チームメンバーの空き時間を自動で割り出し、ワンクリックでミーティングを設定
Googleドライブ	クラウド上でのファイル保管。組織が所有権を持つ「共有ドライブ」による正本データの一元管理	社内マニュアル、契約書、営業資料の保管。退職者や異動者が発生してもデータが紛失しない仕組み作り

全ページ一覧

→　全ページのタイトル一覧

• 01｜Google Workspaceを使うメリット
• 02｜会議の日程調整・準備をラクにする編（カレンダー＋Meet）
• 03｜大事なメールを埋もれさせない・一瞬で探す編（Gmail）
• 04｜資料を迷子にしない・最新版はコレ編（Googleドライブ）
• 05｜Geminiを使うメリット編（Geminiとは何か）
• 06｜現場の記録・報告をラクにする編（写真・音声入力）
• 07｜事務作業の下書きをラクにする編（議事録・Workspace連携）
• 08｜調べものを丸ごと任せる編（Deep Research）
• 09｜資料・マニュアルの専属担当者を作る編（Gemini Notebook）
• 10｜画像・資料をサクッと作る編（画像生成・Canvas）
• 11｜自分専用のGemini編（Gem・チャット整理）
• 12｜困ったときのQ&A（あるある解決集）